Por Que Gerir Vários Clientes Se Torna Complicado
O desafio de gerir vários clientes raramente é apenas o número de clientes. A complexidade surge por ter diferentes campanhas, prazos, intervenientes, ficheiros e processos de aprovação a decorrer ao mesmo tempo.
Um cliente pode precisar de conteúdo para redes sociais todas as semanas, outro pode ter um lançamento de produto, enquanto um terceiro pode estar a rever um site ou uma campanha de vídeo. Se cada fluxo de trabalho for acompanhado separadamente através de folhas de cálculo, email, mensagens de chat e armazenamento de ficheiros, o contexto importante pode rapidamente tornar-se difícil de encontrar.
Um fluxo de trabalho centralizado oferece à equipa um único local para perceber o que está ativo, quem é responsável por cada tarefa, o que precisa de revisão e o que está à espera de aprovação do cliente.
O Que Deve Ser Gerido Num Só Lugar?
Um fluxo de trabalho útil para gerir clientes e campanhas deve conectar as diferentes partes da entrega, em vez de simplesmente armazenar uma lista de tarefas.
No mínimo, as equipas devem conseguir organizar projetos de clientes, tarefas de campanhas, prazos, ficheiros, revisões internas, feedback dos clientes, revisões, aprovações e entrega final.
O objetivo não é necessariamente eliminar todas as outras ferramentas. Em vez disso, a equipa deve ter uma fonte operacional clara e fiável para o estado e contexto de cada projeto.
Por exemplo, quando um designer abre uma tarefa de campanha, deve conseguir perceber que ativo está a ser criado, a que cliente pertence, que feedback foi dado, qual a versão atual e o que precisa acontecer a seguir.
Como Gerir Vários Clientes e Campanhas de Forma Eficiente?
Comece por criar uma estrutura consistente para cada cliente. Cada cliente pode ter os seus próprios projetos ou campanhas, com tarefas organizadas de acordo com o processo real de entrega.
Uma estrutura simples pode ser:
Cliente → Campanha → Tarefas → Ficheiros → Revisão → Aprovação → Entrega
Use uma responsabilidade clara para cada tarefa, para que cada trabalho tenha um membro da equipa responsável. Adicione prazos e mantenha o feedback ligado à tarefa ou ativo relevante, em vez de armazenar comentários separadamente em mensagens de chat.
Também é útil definir fases da campanha, como Planeamento, Em Progresso, Revisão Interna, Revisão do Cliente, Revisão, Aprovado e Entregue. Isto facilita aos gestores de conta e líderes operacionais perceber o estado da campanha sem pedir atualizações manuais à equipa.
Por Que é Importante a Gestão Centralizada de Clientes e Campanhas?
Quando a informação está espalhada por vários locais, as equipas gastam tempo a procurar contexto em vez de trabalhar na campanha propriamente dita. Um comentário do cliente pode estar no email, o ficheiro mais recente numa pasta partilhada e o estado da tarefa numa folha de cálculo.
Isto cria outro problema: diferentes pessoas podem ter versões diferentes da mesma informação.
Um fluxo de trabalho centralizado conecta tarefas, ficheiros, feedback, revisões, aprovações e entregas. Isto é particularmente útil para trabalhos criativos com muitas revisões, onde o estado de um ativo pode mudar várias vezes antes da entrega final.
O benefício operacional é a clareza. Os membros da equipa podem ver o que lhes compete, as equipas de atendimento ao cliente podem ver o que está à espera de aprovação e os gestores podem identificar trabalhos que precisam de atenção.
Como Devem as Agências Organizar as Campanhas dos Clientes?
Uma estrutura consistente de campanhas torna mais fácil gerir vários clientes ao mesmo tempo.
Por exemplo, uma agência pode organizar uma campanha de redes sociais assim:
Cliente: Marca ABC
Campanha: Redes Sociais de Outubro
Tarefas:
Planeamento de conteúdo Redação Design Revisão interna Revisão do cliente Revisões Aprovação final Publicação
Cada tarefa deve ter um responsável e um prazo. Os ficheiros devem permanecer ligados ao trabalho relevante, enquanto o feedback e as revisões devem ficar associados ao ativo que está a ser revisto.
Esta estrutura pode ser adaptada para campanhas pagas, blogs, websites, email marketing, produção de vídeo, projetos de branding e outros fluxos de trabalho de agência.
Exemplo Prático de Gestão de Várias Campanhas
Considere uma agência de marketing com 25 pessoas que gere conteúdo semanal para vários clientes. A agência pode usar uma ferramenta de gestão de projetos para tarefas, armazenamento na nuvem para ficheiros, email para comunicação com clientes e apps de mensagens para feedback rápido.
As ferramentas individuais não são necessariamente o problema. A dificuldade surge quando a equipa precisa responder a perguntas operacionais simples: Qual versão está aprovada? Quem é responsável pela revisão? A revisão do cliente está completa? O que está a bloquear a entrega?
Um fluxo de trabalho criativo centralizado pode conectar estas peças em torno do próprio projeto. Em vez de procurar em conversas e pastas separadas, a equipa pode acompanhar o estado do trabalho desde a criação da tarefa até à revisão, aprovação e entrega.
Não se deve assumir uma melhoria de desempenho específica sem medir o fluxo de trabalho da própria agência. A mudança importante é que o contexto do projeto se torna mais fácil de seguir.
O Que Fazer a Seguir
Gerir vários clientes e campanhas num só lugar começa por definir um fluxo de trabalho consistente, em vez de simplesmente adicionar mais uma ferramenta.
Mapeie as fases que a sua agência usa, desde o planeamento até à entrega. Depois, conecte tarefas, responsabilidades, ficheiros, feedback, revisões, aprovações e prazos a essas fases. Para agências que lidam com trabalhos com muito conteúdo e muitas revisões, uma plataforma como o Draftroom pode fornecer um fluxo de trabalho central para gerir projetos, revisões, feedback dos clientes, aprovações e entregas.
O objetivo é simples: cada membro da equipa deve conseguir perceber o que está a acontecer, o que precisa de atenção e o que acontece a seguir, sem ter de procurar em vários sistemas desconectados.