Draftroom vs Generisk Prosjektstyring for Arbeid med Mange Revisjoner

Et vanlig prosjekt kan innebære å tildele en oppgave, fullføre den og markere den som ferdig. Revisjonsintensivt kreativt arbeid følger sjelden en så rettlinjet vei.

En designer kan levere et kreativt innhold til sosiale medier, motta intern tilbakemelding, gjøre endringer, sende det til en kunde, få en ny runde med kommentarer, oppdatere filen igjen og vente på godkjenning.

Utfordringen er ikke bare å følge opp oppgaven. Team må også vite:

Hvilken versjon er gjeldende? Hvilke tilbakemeldinger er allerede adressert? Hvem venter på godkjenning? Hvilke endringer gjenstår? Har kunden godkjent siste versjon? Hvor er den endelige godkjente filen?

Når disse detaljene er spredt over ulike verktøy, e-posttråder, chatmeldinger og mapper, kan prosjekter bli vanskelige å følge med på.

Generiske prosjektstyringsplattformer er vanligvis bygget rundt prosjekter, oppgaver, tidsfrister, ansvarlige, status og team-samarbeid.

For eksempel kan et team opprette en oppgave kalt:

"Design Instagram-kampanje"

Oppgaven kan deretter bevege seg gjennom statuser som:

Å gjøre → Pågår → Gjennomgang → Ferdig

Dette fungerer godt når hovedbehovet er å vite hva som må gjøres og når.

Men revisjonsintensivt arbeid legger til et ekstra lag. Oppgaven kan forbli den samme mens ressursen endres flere ganger.

Prosjektlederen trenger derfor innsikt i både oppgaven og prosessen rundt ressursgjennomgang.

Tenk på en kampanjeressurs som går gjennom fire revisjoner.

Teamet kan ha:

Versjon 1 sendt til gjennomgang Interne kommentarer på versjon 1 Versjon 2 opprettet Kundefeedback på versjon 2 Versjon 3 lastet opp Endelig godkjenning av versjon 3 Versjon 4 opprettet på grunn av en siste liten korrigering

Hvis prosjektstyringssystemet kun viser oppgavestatus, må noen kanskje fortsatt lete gjennom kommentarer, mapper, e-poster eller separate gjennomgangsverktøy for å forstå hva som har skjedd.

Dette skaper et vanlig operasjonelt problem: prosjektstatus er synlig, men revisjonshistorikken er ikke lett å forstå.

Draftroom bringer prosjektstyring og kreative gjennomgangsaktiviteter nærmere hverandre.

I stedet for å behandle oppgaven som hele arbeidsflyten, kan arbeidsflyten inkludere:

Oppgave → Fil → Tilbakemelding → Revisjon → Gjennomgang → Godkjenning → Levering

Dette er spesielt relevant for markedsføringsbyråer og kreative team som regelmessig håndterer kundeorienterte ressurser.

Draftrooms posisjonering fokuserer på innholdsprosjekter, oppgaver, interne gjennomganger, kundetilbakemeldinger, filversjoner, godkjenninger, levering og teamkoordinering.

Målet er å gi team mer operasjonell kontekst rundt arbeidet i stedet for bare å vise om en oppgave er fullført.

Den viktige forskjellen er ikke at generisk prosjektstyringsprogramvare ikke kan håndtere kreative prosjekter. Det kan den.

Forskjellen ligger i hvor mye av gjennomgangs- og revisjonsprosessen som er representert i arbeidsflyten.

Generisk prosjektstyringsprogramvare kan fungere godt når:

Prosjektene har relativt få revisjoner Oppgaver er det viktigste teamet trenger å følge opp Filer håndteres separat uten mye friksjon Kundetilbakemeldinger er begrenset Godkjenningssykluser er enkle Teamene allerede har en effektiv gjennomgangsprosess

For enkle prosjekter kan det hende at spesialisert gjennomgangsfunksjonalitet ikke er nødvendig.

En mer spesialisert arbeidsflyt blir nyttig når team regelmessig håndterer:

Flere kunderevisjoner Mange kreative ressurser Hyppige design- eller videogjennomganger Flere interessenter Forvirring rundt versjoner Gjentatte godkjenningssykluser Kundetilbakemeldinger Interne og eksterne gjennomganger Levering av endelig fil

For disse teamene er ikke spørsmålet bare:

"Hvilke oppgaver gjenstår?"

Det er også:

"Hva skjer med ressursen innenfor den oppgaven?"

Denne distinksjonen blir stadig viktigere etter hvert som antall prosjekter, kunder og gjennomgangssykluser øker.