1. Miksi runsaasti muokkausta vaativa työ on erilaista
Tavallinen projekti voi tarkoittaa tehtävän määrittämistä, sen suorittamista ja merkitsemistä valmiiksi. Runsaasti muokkausta vaativa luova työ harvoin etenee näin suoraviivaisesti.
Suunnittelija voi lähettää sosiaalisen median mainosaineiston, saada sisäistä palautetta, tehdä muutoksia, lähettää sen asiakkaalle, saada toisen kierroksen kommentteja, päivittää tiedoston uudelleen ja odottaa hyväksyntää.
Haasteena ei ole pelkästään tehtävän seuranta. Tiimien täytyy myös tietää:
- Mikä versio on ajantasainen?
- Mitä palautetta on jo käsitelty?
- Kuka odottaa hyväksyntää?
- Mitkä muutokset ovat vielä kesken?
- Onko asiakas hyväksynyt viimeisimmän version?
- Missä on lopullinen hyväksytty tiedosto?
Kun nämä tiedot ovat hajallaan eri työkaluissa, sähköpostiketjuissa, chat-viesteissä ja kansioissa, projektien seuraaminen vaikeutuu.
2. Mitä yleinen projektinhallinta yleensä kattaa
Yleiset projektinhallinta-alustat rakentuvat yleensä projektien, tehtävien, määräaikojen, vastuuhenkilöiden, tilojen ja tiimiyhteistyön ympärille.
Esimerkiksi tiimi voi luoda tehtävän nimeltä:
"Suunnittele Instagram-kampanjan mainos"
Tehtävä voi edetä tilojen kautta:
Suoritettavana → Käynnissä → Tarkistuksessa → Valmis
Tämä toimii hyvin, kun päävaatimus on tietää, mitä pitää tehdä ja milloin.
Muokkauspainotteinen työ tuo kuitenkin lisäkerroksen. Tehtävä pysyy samana, mutta aineisto muuttuu useita kertoja.
Projektipäällikön täytyy siksi nähdä sekä tehtävä että aineiston tarkistusprosessi.
3. Missä muokkausten hallinta monimutkaistuu
Kuvitellaan kampanjamainos, joka käy läpi neljä muokkauskierrosta.
Tiimillä voi olla:
- Versio 1 lähetetty tarkistettavaksi
- Sisäisiä kommentteja versiosta 1
- Versio 2 luotu
- Asiakaspalaute versiosta 2
- Versio 3 ladattu
- Lopullinen hyväksyntä versiolle 3
- Versio 4 tehty viime hetken korjauksen vuoksi
Jos projektinhallintajärjestelmä näyttää vain tehtävän tilan, jonkun täytyy silti etsiä kommentteja, kansioita, sähköposteja tai erillisiä tarkistustyökaluja ymmärtääkseen, mitä on tapahtunut.
Tämä aiheuttaa yleisen operatiivisen ongelman: projektin tila näkyy, mutta muokkaushistoria ei ole helposti ymmärrettävissä.
4. Miten Draftroom lähestyy runsaasti muokkausta vaativaa työtä
Draftroom yhdistää projektinhallinnan ja luovan tarkistusprosessin tiiviimmin.
Sen sijaan, että tehtävä olisi koko työnkulku, työnkulku voi sisältää:
Tehtävä → Tiedosto → Palaute → Muokkaus → Tarkistus → Hyväksyntä → Toimitus
Tämä on erityisen merkityksellistä markkinointitoimistoille ja luoville tiimeille, jotka hallinnoivat säännöllisesti asiakaslähtöisiä aineistoja.
Draftroom keskittyy sisältöprojekteihin, tehtäviin, sisäisiin tarkistuksiin, asiakaspalautteeseen, tiedostoversioihin, hyväksyntöihin, toimituksiin ja tiimikoordinointiin.
Tavoitteena on antaa tiimeille enemmän operatiivista kontekstia työn ympärille sen sijaan, että vain näytettäisiin, onko tehtävä valmis.
5. Draftroom vs yleinen projektinhallinta
Ominaisuus Yleinen projektinhallinta Draftroom Tehtävien hallinta ✓ ✓ Määräajat ✓ ✓ Tiimin tehtäväjako ✓ ✓ Projektin seuranta ✓ ✓ Luovan tiedoston työnkulku Vaihtelee ✓ Tiedostoversioiden seuranta Saattaa vaatia lisätyönkulkua ✓ Palautteen tarkistus Yleensä tehtävä-/kommenttipohjaista ✓ Asiakasarviointi Saattaa vaatia toisen työkalun ✓ Hyväksyntäprosessi Usein tilapohjaista ✓ Runsaasti muokkausta vaativa työnkulku Voi vaatia manuaalista koordinointia Suunniteltu tätä varten Toimituksen seuranta Yleensä tehtäväpohjaista Yhdistetty projektin työnkulkuun
Tärkeä ero ei ole se, etteikö yleinen projektinhallinta pystyisi hallitsemaan luovia projekteja. Se pystyy.
Ero on siinä, kuinka paljon tarkistus- ja muokkausprosessista on esitetty työnkulun sisällä.
6. Milloin yleinen projektinhallinta voi riittää
Yleinen projektinhallinta toimii hyvin, kun:
- Projekteissa on suhteellisen vähän muokkauksia
- Tehtävät ovat tiimin pääasiallinen seurattava asia
- Tiedostot hallitaan erikseen ilman suuria ongelmia
- Asiakaspalaute on vähäistä
- Hyväksyntäprosessit ovat yksinkertaisia
- Tiimeillä on jo tehokas tarkistusprosessi
Yksinkertaisissa projekteissa erikoistuneen tarkistustoiminnon lisääminen ei välttämättä ole tarpeen.
7. Milloin muokkauspainotteinen työnkulku on järkevämpi
Erikoistuneempi työnkulku on hyödyllinen, kun tiimit käsittelevät säännöllisesti:
- Useita asiakasmuokkauksia
- Lukuisia luovia aineistoja
- Tiheitä suunnittelu- tai videoarviointeja
- Useita sidosryhmiä
- Versiosekaannuksia
- Toistuvia hyväksyntäkierroksia
- Asiakaspalautetta
- Sisäisiä ja ulkoisia tarkistuksia
- Lopullisten tiedostojen toimituksia
Näille tiimeille kysymys ei ole pelkästään:
"Mitkä tehtävät ovat kesken?"
Vaan myös:
"Mitä aineistolle tapahtuu kyseisen tehtävän sisällä?"
Tämä ero korostuu projektien, asiakkaiden ja tarkistuskierrosten määrän kasvaessa.