Cosa succede quando il lavoro dell'agenzia è distribuito su troppi strumenti?
Utilizzare strumenti diversi per le varie fasi di un progetto non è automaticamente un problema. Il problema sorge quando questi strumenti non condividono abbastanza contesto.
Per esempio, un'agenzia potrebbe usare un foglio di calcolo per il monitoraggio delle campagne, Drive per i file, WhatsApp per il feedback dei clienti, email per le approvazioni e un'altra piattaforma per le attività interne. Ogni strumento può funzionare bene singolarmente, ma il flusso di lavoro complessivo diventa difficile da seguire.
Un membro del team può sapere che un file esiste ma non sapere se è l'ultima versione. Un account manager può aver ricevuto il feedback del cliente ma non aver ancora aggiornato l'attività. Un designer può lavorare su un commento vecchio mentre il cliente ha già richiesto una nuova revisione.
Il risultato è incertezza operativa. Una migliore gestione dei progetti dovrebbe ridurre questa incertezza mantenendo connessi i dati importanti del progetto.
Perché le sfide nella gestione dei progetti stanno crescendo per le agenzie di marketing digitale negli UAE?
Un'agenzia di marketing digitale negli Emirati Arabi Uniti può gestire contemporaneamente campagne social, pubblicità a pagamento, contenuti per siti web, video, design, SEO e altri deliverable per diversi clienti. Ogni progetto può coinvolgere più persone e diversi cicli di feedback prima che un asset sia pronto.
La sfida non è spesso il numero di attività, ma la quantità di contesto che circonda ciascuna attività. Un designer può aver bisogno del brief più aggiornato, di un commento del cliente, della versione corretta del file, di una decisione di approvazione e di una scadenza di consegna prima di poter procedere.
Quando queste informazioni sono distribuite tra fogli di calcolo, archivi cloud, email, app di messaggistica e strumenti di progetto separati, i team spendono tempo a cercare informazioni invece di agire.
Cosa dovrebbe cercare un'agenzia di marketing digitale negli UAE in uno strumento di gestione progetti?
La piattaforma giusta dovrebbe riflettere il flusso di lavoro reale dell'agenzia, non solo fornire un'altra lista di attività.
Le funzionalità importanti includono:
- Assegnazione e responsabilità delle attività
- Visibilità di progetti e scadenze
- Organizzazione dei file creativi
- Tracciamento delle versioni dei file
- Revisione interna
- Feedback dei clienti
- Flussi di lavoro per le approvazioni
- Monitoraggio delle revisioni
- Comunicazione con i clienti
- Gestione della consegna finale
Per le agenzie che producono contenuti in modo continuo, queste funzionalità sono più utili se lavorano insieme. Un'attività dovrebbe fornire contesto sul contenuto a cui si riferisce, mentre feedback e stato delle approvazioni dovrebbero rimanere collegati al lavoro.
Questa è la differenza tra tracciare semplicemente il lavoro e gestire il flusso di lavoro intorno al lavoro.
Come può una migliore gestione dei progetti migliorare le operazioni dell'agenzia?
Una migliore gestione dei progetti può offrire all'agenzia una visione più chiara di ciò che è pianificato, su cui si sta lavorando, in attesa di feedback e pronto per la consegna.
Per un'agenzia di marketing digitale negli UAE, questo è particolarmente utile quando più stakeholder sono coinvolti nella stessa campagna. Gli account manager possono comprendere lo stato del progetto, i creativi possono vedere i feedback rilevanti e i clienti possono partecipare alla revisione e approvazione senza dipendere esclusivamente da conversazioni separate.
L'obiettivo non è aggiungere un ulteriore livello di amministrazione, ma ridurre il numero di luoghi in cui i team devono cercare informazioni.
Draftroom è progettato attorno a questo tipo di flusso di lavoro creativo, collegando progetti di contenuto, attività, file, feedback, revisioni, approvazioni e consegna.
Perché la collaborazione con il cliente è importante per le agenzie negli UAE?
La collaborazione con il cliente è una parte centrale del lavoro di agenzia. Una campagna può prevedere diversi cicli di revisione prima che il cliente approvi il creativo finale.
Quando il feedback arriva attraverso canali disconnessi, può diventare difficile capire a quale versione si riferisce ogni commento. Questo genera follow-up inutili e aumenta la possibilità di lavorare su informazioni obsolete.
Un flusso di lavoro migliore mantiene il feedback del cliente vicino al lavoro creativo rilevante. L'agenzia può così vedere cosa è stato revisionato, cosa necessita modifiche e cosa è stato approvato.
Per le agenzie che lavorano con clienti in diverse località e fusi orari, avere un processo digitale chiaro di revisione e approvazione può facilitare la collaborazione senza richiedere a tutti di usare gli stessi strumenti interni.
Software di gestione progetti per agenzie di marketing: perché il flusso di lavoro conta più delle liste di attività
Il software di gestione progetti per agenzie di marketing dovrebbe considerare cosa succede dopo la creazione di un'attività.
Un progetto di marketing tipicamente segue una sequenza come:
Brief → Assegnazione → Creazione → Revisione interna → Feedback cliente → Revisione → Approvazione → Consegna
Un sistema tradizionale può mostrare che un'attività è "in corso", ma questo stato non spiega necessariamente se il designer sta creando la prima versione, aspetta il feedback del cliente, sta facendo revisioni o prepara l'asset approvato per la consegna.
Per team con molti contenuti, il flusso di lavoro intorno all'attività può essere importante quanto l'attività stessa.
Draftroom si posiziona attorno a questo flusso più ampio, con la gestione del progetto collegata a revisione creativa, approvazioni, revisioni, organizzazione file e consegna.
Come potrebbe essere un flusso di lavoro migliore per un'agenzia di marketing digitale negli UAE?
Consideriamo un'agenzia che gestisce una campagna social mensile per diversi clienti.
L'account manager crea il piano della campagna e assegna le attività di contenuto. Designer e copywriter producono gli asset. I revisori interni controllano il lavoro prima che arrivi al cliente. Il cliente rivede i contenuti e richiede modifiche. Vengono create nuove versioni finché gli asset non sono approvati.
In un flusso di lavoro frammentato, queste fasi possono avvenire su strumenti e conversazioni diverse.
In un flusso di lavoro connesso, il progetto mantiene il contesto del lavoro dall'assegnazione all'approvazione e consegna. I membri del team possono vedere responsabilità e scadenze mantenendo collegati file, feedback, revisioni e decisioni rilevanti.
Il flusso di lavoro di Draftroom per agenzie è progettato attorno a questo tipo di produzione di contenuti, con l'obiettivo di ridurre la necessità di passare tra strumenti come Sheets, WhatsApp, Drive, Asana e Frame.io.