Mitä tapahtuu, kun toimiston työ on hajautettu liian moniin työkaluihin?
Erilaisten työkalujen käyttö eri projektin osissa ei sinänsä ole ongelma. Ongelma syntyy, kun työkalut eivät jaa riittävästi kontekstia.
Esimerkiksi toimisto saattaa käyttää taulukkolaskentaa kampanjaseurantaan, Drivea tiedostoihin, WhatsAppia asiakaspalautteeseen, sähköpostia hyväksyntöihin ja toista alustaa sisäisiin tehtäviin. Jokainen työkalu voi toimia hyvin itsenäisesti, mutta kokonaisuus on vaikea seurata.
Tiimin jäsen saattaa tietää tiedoston olemassaolosta, mutta ei tiedä, onko se uusin versio. Asiakkuuspäällikkö on saattanut saada asiakaspalautteen, mutta ei ole vielä päivittänyt tehtävää. Suunnittelija voi työskennellä vanhemman kommentin pohjalta, vaikka asiakas on jo pyytänyt uutta tarkistusta.
Tuloksena on operatiivinen epävarmuus. Parempi projektinhallinta vähentää tätä epävarmuutta pitämällä tärkeät projektitiedot yhteydessä toisiinsa.
Miksi projektinhallinnan haasteet kasvavat UAE:n digimarkkinointitoimistoissa?
UAE:n digimarkkinointitoimisto voi hallita samanaikaisesti useiden asiakkaiden sosiaalisen median kampanjoita, maksettua mainontaa, verkkosisältöä, videoita, suunnittelua, SEO:ta ja muita toimituksia. Jokainen projekti voi sisältää useita henkilöitä ja useita palautekierroksia ennen kuin materiaali on valmis.
Haasteena ei usein ole pelkästään tehtävien määrä, vaan tehtävien ympärillä oleva konteksti. Suunnittelija saattaa tarvita viimeisimmän briiffin, asiakas-kommentin, oikean tiedostoversion, hyväksyntäpäätöksen ja toimitusajan, ennen kuin työ voi edetä.
Kun nämä tiedot ovat hajallaan taulukoissa, pilvitallennuksessa, sähköpostissa, viestintäsovelluksissa ja erillisissä projektityökaluissa, tiimit käyttävät aikaa tiedon etsimiseen sen sijaan, että toimisivat sen pohjalta.
Mitä UAE:n digimarkkinointitoimiston tulisi etsiä projektinhallintatyökalulta?
Oikean alustan tulisi heijastaa toimiston todellista työnkulkua, ei vain tarjota lisää tehtävälistoja.
Tärkeitä ominaisuuksia ovat:
- Tehtävien määrittely ja omistajuus
- Projektin ja määräaikojen näkyvyys
- Luovien tiedostojen organisointi
- Tiedostoversioiden seuranta
- Sisäinen tarkistus
- Asiakaspalaute
- Hyväksyntätyönkulut
- Tarkistusten seuranta
- Asiakasviestintä
- Lopullisen toimituksen hallinta
Sisältöä jatkuvasti tuottaville toimistoille nämä ominaisuudet ovat hyödyllisempiä, kun ne toimivat yhdessä. Tehtävän tulisi tarjota kontekstia siihen liittyvästä sisällöstä, ja palaute sekä hyväksyntästatus tulisi pitää yhteydessä työhön.
Tämä on ero pelkän työn seurannan ja työnkulun hallinnan välillä.
Miten parempi projektinhallinta voi parantaa toimiston toimintaa?
Parempi projektinhallinta antaa toimistolle selkeämmän kuvan siitä, mitä on suunniteltu, mitä työstetään, mikä odottaa palautetta ja mikä on valmista toimitettavaksi.
UAE:n digimarkkinointitoimistolle tämä on erityisen hyödyllistä, kun samassa kampanjassa on mukana useita sidosryhmiä. Asiakkuuspäälliköt voivat ymmärtää projektin tilan, luovat voivat nähdä olennaisen palautteen ja asiakkaat voivat osallistua tarkastukseen ja hyväksyntään ilman, että heidän tarvitsee luottaa pelkästään erillisiin keskusteluihin.
Tavoitteena ei ole lisätä hallinnon määrää, vaan vähentää paikkojen määrää, joissa tiimien täytyy etsiä tietoa.
Draftroom on suunniteltu tätä luovaa työnkulkua varten, yhdistäen sisältöprojektit, tehtävät, tiedostot, palautteen, tarkistukset, hyväksynnät ja toimitukset.
Miksi asiakasyhteistyö on tärkeää UAE:n toimistoille?
Asiakasyhteistyö on keskeinen osa toimiston työtä. Kampanja voi sisältää useita tarkastuskierroksia ennen kuin asiakas hyväksyy lopullisen luovan työn.
Kun palaute saapuu erillisten kanavien kautta, voi olla vaikeaa selvittää, mikä kommentti koskee mitäkin versiota. Tämä aiheuttaa tarpeettomia jatkotoimia ja lisää riskiä työskennellä vanhentuneen tiedon pohjalta.
Parempi työnkulku pitää asiakaspalautteen lähellä siihen liittyvää luovaa työtä. Toimisto näkee, mikä on tarkastettu, mikä vaatii muutoksia ja mikä on hyväksytty.
Toimistoille, jotka työskentelevät asiakkaiden kanssa eri paikoissa ja aikatauluissa, selkeä digitaalinen tarkastus- ja hyväksyntäprosessi helpottaa yhteistyötä ilman, että kaikkien tarvitsee käyttää samoja sisäisiä työkaluja.
Miksi markkinointitoimistojen projektinhallintaohjelmiston tulee huomioida työnkulku?
Markkinointitoimistojen projektinhallintaohjelmiston tulisi huomioida, mitä tapahtuu tehtävän luomisen jälkeen.
Markkinointiprojekti etenee tyypillisesti vaiheiden kautta:
Briiffi → Määrittely → Luominen → Sisäinen tarkistus → Asiakaspalaute → Tarkistus → Hyväksyntä → Toimitus
Perinteinen tehtäväjärjestelmä voi näyttää, että tehtävä on "käynnissä", mutta tämä tila ei välttämättä kerro, luoko suunnittelija ensimmäistä versiota, odottaako asiakaspalautetta, tekee tarkistuksia vai valmistautuuko hyväksytyn materiaalin toimitukseen.
Sisältörikkailla tiimeillä työnkulku tehtävän ympärillä voi olla yhtä tärkeä kuin itse tehtävä.
Draftroom asemoituu tämän laajemman työnkulun ympärille, yhdistäen projektinhallinnan luovaan tarkastukseen, hyväksyntöihin, tarkistuksiin, tiedostojen organisointiin ja toimitukseen.
Millainen voisi olla parempi työnkulku UAE:n digimarkkinointitoimistolle?
Kuvitellaan toimisto, joka hallinnoi kuukausittaista sosiaalisen median kampanjaa useille asiakkaille.
Asiakkuuspäällikkö luo kampanjasuunnitelman ja määrittelee sisältötehtävät. Suunnittelijat ja kirjoittajat tuottavat materiaalit. Sisäiset tarkastajat tarkistavat työn ennen kuin se menee asiakkaalle. Asiakas tarkistaa sisällön ja pyytää muutoksia. Uusia versioita luodaan, kunnes materiaalit hyväksytään.
Hajanaisessa työnkulussa nämä vaiheet voivat tapahtua eri työkaluissa ja keskusteluissa.
Yhdistetyssä työnkulussa projekti säilyttää työn kontekstin määrittelystä hyväksyntään ja toimitukseen. Tiimin jäsenet näkevät omistajuuden ja määräajat samalla, kun olennaiset tiedostot, palaute, tarkistukset ja päätökset pysyvät yhteydessä.
Draftroomin toimistotyönkulku on suunniteltu tämän tyyppiseen sisällöntuotantoon, pyrkien vähentämään tarvetta siirtyä työkalujen, kuten Sheetsin, WhatsAppin, Driven, Asanan ja Frame.io:n välillä.