د.درافت روم مقابل شيربوينت: أيهما الأنسب لفرق التسويق؟

الفرق الرئيسي هو سير العمل الذي صُمم كل نظام لتنظيمه. شيربوينت هو منصة شاملة من مايكروسوفت لإنشاء مواقع الفرق والتواصل، إدارة مكتبات الوثائق، تخزين المعلومات، التعاون على الملفات، وبناء تجارب الإنترانت التنظيمية. كما يتكامل بشكل وثيق مع مايكروسوفت 365 ومايكروسوفت تيمز.

د.درافت روم يتبع نهجًا أكثر تركيزًا. سير العمل فيه يركز على العمل التسويقي والإبداعي: تخطيط المحتوى، تعيين المهام، مراجعة الملفات، جمع ملاحظات العملاء، إدارة الموافقات، تتبع التنقيحات، وتسليم العمل النهائي. الهدف هو الحفاظ على السياق التشغيلي حول المحتوى معًا بدلاً من جعل الفريق يجمع سير العمل هذا من عدة أدوات عامة متعددة.

شيربوينت قوي بشكل خاص عندما تحتاج المؤسسة إلى مكان منظم للوثائق، المعلومات، المواقع الداخلية، التعاون بين الفرق، ومشاركة المعرفة. تصف مايكروسوفت شيربوينت كمنصة لإنشاء مواقع الإنترانت، مكتبات الوثائق، القوائم، الصفحات، ومواقع الفرق أو التواصل.

كما أنه مفيد للمؤسسات التي تعمل بشكل مكثف ضمن بيئة مايكروسوفت 365. شيربوينت يتصل بمايكروسوفت تيمز، ون درايف، مايكروسوفت ليستس، وخدمات مايكروسوفت الأخرى، مما يوفر بيئة أوسع لإدارة الملفات والمعلومات التجارية.

لذلك، شيربوينت خيار قوي عندما يكون المتطلب الأساسي هو إدارة المحتوى التنظيمي والتعاون بدلاً من سير عمل إنتاج إبداعي متخصص.

د.درافت روم مصمم للفرق التي تدير المحتوى كعملية تشغيلية مستمرة. يركز على وكالات التسويق والفرق ذات الحجم الكبير التي تحتاج إلى تخطيط، تعيين، مراجعة، موافقة، وتسليم المحتوى دون الحاجة لتنسيق سير العمل عبر أدوات منفصلة متعددة.

هذا يجعل د.درافت روم ذا صلة خاصة عندما يتضمن المشروع تنقيحات متكررة، ملاحظات العملاء، ملكية داخلية، موافقات، وتسليم. بدلاً من اعتبار الملف كعنصر رئيسي فقط، يعامل سير العمل المشروع حول الملف كأمر مهم بنفس القدر.

على سبيل المثال، في وكالة، قد تشمل الحملة كاتب نصوص، مصمم، مدير حساب، مراجع من العميل، عدة نسخ من الأصل، تعليقات داخلية، تعليقات العميل، وموافقة نهائية. قيمة سير العمل المركز هي الحفاظ على اتصال هذه الأجزاء المتحركة.

اختر شيربوينت عندما تحتاج مؤسستك إلى منصة معلومات وتعاون أوسع. يكون منطقيًا للفرق التي تعتمد بشكل كبير على مايكروسوفت 365، تحتاج إلى مكتبات وثائق مع صلاحيات وسجل إصدارات، ترغب في مواقع داخلية أو قدرات إنترانت، أو تحتاج إلى مكان مركزي للمعلومات التنظيمية.

يحتوي شيربوينت أيضًا على نظام متقدم لإصدارات الوثائق. توثق مايكروسوفت قدرات عرض الإصدارات السابقة، استعادة الملفات، تتبع التغييرات، ومقارنة الإصدارات في مستندات أوفيس المدعومة.

إذا كانت المشكلة الأساسية هي "أين يجب أن تعيش وثائق ومعلومات مؤسستنا، ومن يجب أن يحصل على الوصول؟"، فمن المحتمل أن يكون شيربوينت هو الخيار الأنسب.

اختر د.درافت روم عندما تكون المشكلة الأساسية هي إدارة العمل الإبداعي من الملخص حتى التسليم. هذا مهم بشكل خاص للوكالات، فرق التسويق، وفرق العلامات التجارية التي تتعامل مع إنتاج محتوى متكرر، دورات مراجعة، تنقيحات، موافقات، وتواصل مع العملاء.

التمييز مهم لأن العمليات الإبداعية غالبًا ما تتضمن أكثر من مجرد تخزين الوثائق. قد يحتاج الفريق إلى معرفة الأصل الذي يتم مراجعته، من يملك الإجراء التالي، ما هي الملاحظات غير المحلولة، أي نسخة هي الحالية، هل وافق العميل عليها، وهل تم إرسال التسليم النهائي.

د.درافت روم يركز على تلك الطبقة التشغيلية بدلاً من التركيز الأساسي على مستودعات الوثائق أو إدارة الإنترانت.

د.درافت روم ليس مخصصًا لاستبدال كل قدرات شيربوينت. إذا كانت مؤسستك تحتاج إلى إنترانت على مستوى الشركة، مكتبات وثائق واسعة، تكامل مع مايكروسوفت 365، إدارة معرفة تنظيمية، أو هياكل مشاركة معلومات معقدة، فإن شيربوينت لديه نطاق أوسع.

وبالمثل، قد تفضل المؤسسات التي تعتمد بشكل كبير على مايكروسوفت 365 الاحتفاظ ببيئة التعاون موحدة حول أدوات مايكروسوفت.

الخيار الأفضل يعتمد على المشكلة التشغيلية. شيربوينت مصمم للتعاون وإدارة المحتوى التنظيمي الواسع؛ د.درافت روم يركز على سير العمل المحيط بمشاريع التسويق والإبداع.

فكر في وكالة تسويق تدير حملات وسائل التواصل الاجتماعي، أصول الفيديو، الإعلانات الإبداعية، محتوى المدونة، وتنقيحات العملاء أسبوعيًا. قد تستخدم الوكالة منصة للملفات، وأخرى للمهام، والبريد الإلكتروني أو الرسائل للملاحظات، وجداول بيانات لتتبع الموافقات.

يمكن لشيربوينت توفير أساس قوي للوثائق والتعاون، خاصة إذا كانت الوكالة تستخدم مايكروسوفت 365 بالفعل. لكن قد تحتاج الوكالة إلى تكوين وربط أدوات إضافية لإدارة سير العمل الإبداعي الكامل.

د.درافت روم مصمم حول هذا النوع من المشكلة التشغيلية. يشمل سير العمل المخطط، التعيين، المراجعة، الموافقة، والتسليم، بينما تجربة مراجعة العملاء مصممة للسماح للعملاء بمراجعة المحتوى دون الحاجة لتعلم نظام إدارة مشاريع كامل.

لفريق داخلي للعلامة التجارية أو التسويق، يعتمد القرار على ما إذا كانت التحديات الرئيسية هي إدارة المعلومات أو عمليات المحتوى.

يمكن أن يكون شيربوينت أساسًا قويًا للوثائق الداخلية، مواقع الفرق، المعلومات التنظيمية، الصلاحيات، والتعاون. كما تدعم مايكروسوفت شيربوينت كبيئة إنترانت وتعاون للمؤسسات.

يصبح د.درافت روم أكثر صلة عندما يقضي الفريق معظم وقته في تحريك العمل الإبداعي عبر الملخصات، التعيينات، المراجعات، الملاحظات، التنقيحات، الموافقات، والتسليم. بالنسبة للفرق التي تنتج حجمًا كبيرًا من محتوى التسويق، يمكن أن يكون هذا النهج الموجه لسير العمل أسهل للتوافق مع الإنتاج اليومي.