.draftroom vs SharePoint: Hva passer best for markedsføringsteam?

Hovedforskjellen ligger i arbeidsflyten hver plattform er designet for å organisere. SharePoint er en bred Microsoft-plattform for å lage team- og kommunikasjonssider, administrere dokumentbiblioteker, lagre informasjon, samarbeide om filer og bygge organisasjonsintranett. Den integreres også tett med Microsoft 365 og Microsoft Teams.

.draftroom har en mer fokusert tilnærming. Arbeidsflyten er sentrert rundt markedsføring og kreativt arbeid: planlegging av innhold, oppgavefordeling, filgjennomgang, innsamling av kundetilbakemeldinger, håndtering av godkjenninger, sporing av revisjoner og levering av ferdig arbeid. Målet er å holde den operative konteksten rundt innhold samlet, i stedet for at teamet må sette sammen arbeidsflyten fra flere generelle verktøy.

SharePoint er spesielt sterkt når en organisasjon trenger et strukturert sted for dokumenter, informasjon, interne sider, teamsamarbeid og kunnskapsdeling. Microsoft beskriver SharePoint som en plattform for å lage intranettsider, dokumentbiblioteker, lister, sider og team- eller kommunikasjonssider.

Det er også nyttig for organisasjoner som allerede bruker Microsoft 365 i stor grad. SharePoint kobles til Microsoft Teams, OneDrive, Microsoft Lists og andre Microsoft-tjenester, og gir et bredere miljø for fil- og forretningsinformasjonshåndtering.

SharePoint er derfor et godt valg når hovedbehovet er organisasjonsinnhold og samarbeid, snarere enn en spesialisert kreativ produksjonsflyt.

.draftroom er designet for team som håndterer innhold som en kontinuerlig operasjonell prosess. Det retter seg mot markedsføringsbyråer og store markedsføringsteam som trenger å planlegge, tildele, gjennomgå, godkjenne og levere innhold uten å koordinere arbeidsflyten på tvers av flere separate verktøy.

Dette gjør .draftroom spesielt relevant når et prosjekt inkluderer gjentatte revisjoner, kundetilbakemeldinger, intern eierskap, godkjenninger og levering. I stedet for å behandle filen som hovedobjekt, behandler arbeidsflyten prosjektet rundt filen som like viktig.

For et byrå kan en kampanje for eksempel involvere tekstforfatter, designer, kundeansvarlig, kunde som gjennomgår, flere versjoner av en ressurs, interne kommentarer, kundekommentarer og en endelig godkjenning. Verdien av en fokusert arbeidsflyt er å holde disse bevegelige delene sammenkoblet.

Velg SharePoint når organisasjonen trenger en bredere informasjons- og samarbeidsplattform. Det gir mening for team som er tungt avhengige av Microsoft 365, trenger dokumentbiblioteker med tilgangskontroll og versjonshistorikk, ønsker interne sider eller intranettmuligheter, eller trenger et sentralt sted for organisasjonsinformasjon.

SharePoint har også moden dokumentversjonering. Microsoft dokumenterer muligheter for å se tidligere versjoner, gjenopprette filer, spore endringer og sammenligne versjoner i støttede Office-dokumenter.

Hvis hovedproblemet er «Hvor skal organisasjonens dokumenter og informasjon lagres, og hvem skal ha tilgang?», er SharePoint sannsynligvis det mest naturlige valget.

Velg .draftroom når hovedutfordringen er å håndtere kreativt arbeid fra brief til levering. Dette er spesielt relevant for byråer, markedsføringsteam og merkevareteam som jobber med hyppig innholdsproduksjon, gjennomgangssykluser, revisjoner, godkjenninger og kundekommunikasjon.

Forskjellen er viktig fordi kreative operasjoner ofte involverer mer enn dokumentlagring. Et team må vite hvilken ressurs som gjennomgås, hvem som eier neste handling, hvilke tilbakemeldinger som ikke er løst, hvilken versjon som er gjeldende, om kunden har godkjent den, og om det endelige leveransen er sendt.

.draftroom er posisjonert rundt dette operative laget, ikke først og fremst rundt dokumentlagring eller intranettadministrasjon.

.draftroom er ikke ment å erstatte alle funksjoner i SharePoint. Hvis organisasjonen trenger et selskapsovergripende intranett, omfattende dokumentbiblioteker, Microsoft 365-integrasjon, organisasjonskunnskapshåndtering eller komplekse informasjonsdelingsstrukturer, har SharePoint et bredere omfang.

Organisasjoner som allerede er dypt standardisert på Microsoft 365, foretrekker kanskje å holde samarbeidsmiljøet samlet rundt Microsoft-verktøy.

Det beste valget avhenger av det operative behovet. SharePoint er designet for bredt organisasjonssamarbeid og innholdshåndtering; .draftroom fokuserer på arbeidsflyten rundt markedsførings- og kreative prosjekter.

Tenk på et markedsføringsbyrå som håndterer sosiale mediekampanjer, videoressurser, annonsekreativer, blogginnhold og kunderevisjoner hver uke. Byrået kan ellers bruke én plattform for filer, en annen for oppgaver, e-post eller meldinger for tilbakemeldinger, og regneark for å spore godkjenninger.

SharePoint kan gi et sterkt dokument- og samarbeidsgrunnlag, spesielt når byrået allerede bruker Microsoft 365. Men byrået må kanskje fortsatt konfigurere og koble til flere verktøy for å håndtere hele den kreative arbeidsflyten.

.draftroom er designet rundt denne typen operative utfordringer. Den definerte arbeidsflyten inkluderer planlegging, oppgavefordeling, gjennomgang, godkjenning og levering, mens kunde-gjennomgangsopplevelsen er laget for at kunder kan gi tilbakemelding uten å måtte lære et fullt prosjektstyringssystem.

For interne merkevare- eller markedsføringsteam avhenger valget av om hovedutfordringen er informasjonsstyring eller innholdsoperasjoner.

SharePoint kan være et godt grunnlag for interne dokumenter, teamsider, organisasjonsinformasjon, tilgangskontroll og samarbeid. Microsoft støtter også SharePoint som intranett- og samarbeidsmiljø for organisasjoner.

.draftroom blir mer relevant når teamet bruker mye tid på å flytte kreativt arbeid gjennom brief, oppgaver, gjennomganger, tilbakemeldinger, revisjoner, godkjenninger og levering. For team som produserer mye markedsføringsinnhold, kan denne arbeidsflytorienterte tilnærmingen være lettere å tilpasse til daglig produksjon.