Miksi toimistot käyttävät WhatsAppia ja Google Drivea?
WhatsApp ja Google Drive ratkaisevat kaksi yleistä toimistotarvetta. WhatsApp mahdollistaa nopean viestinnän, kun taas Google Drive tarjoaa keskitetyn paikan tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen. WhatsApp-ryhmät tukevat myös kyselyjä, tapahtumia ja tiedostojen jakamista, ja Google Drivessa tiimit voivat jakaa tiedostoja katselu-, kommentointi- tai muokkausoikeuksin.
Pienelle toimistolle tämä yhdistelmä voi toimia hyvin. Asiakas voi lähettää palautteen WhatsAppissa, suunnittelija ladata uusimman materiaalin Driveen ja asiakkuuspäällikkö koordinoida seuraavan vaiheen samassa keskustelussa.
Ongelma on, että projekti itsessään on hajallaan molemmissa työkaluissa. Keskustelu on WhatsAppissa ja tiedostot Drivessa. Joku joutuu yhdistämään palautteen, tiedostoversion, tehtävän omistajan, määräajan, hyväksyntätilan ja lopullisen toimituksen.
Kun toimisto hoitaa useampia asiakkaita ja toistuvia kampanjoita, tämä koordinointityö voi muuttua työnkulun ongelmaksi, ei pelkästään viestinnän haasteeksi.
Mikä on pääasiallinen ero Draftroomin ja WhatsApp + Driven välillä?
Keskeinen ero on, minkä ympärille työnkulku on järjestetty.
WhatsApp on ensisijaisesti viestintä, Google Drive tiedostojen tallennus, jakaminen ja yhteistyö. Draftroom on suunniteltu laajempaan työnkulkuun, joka yhdistää sisältöprojektit, tehtävät, tiedostot, palautteen, korjaukset, hyväksynnät ja toimitukset.
WhatsApp + Drive -yhdistelmällä toimiston on usein vastattava manuaalisesti kysymyksiin:
Missä on uusin tiedosto?
Kuka työskentelee sen parissa?
Mitä asiakas pyysi?
Onko palaute huomioitu?
Kenen pitää hyväksyä se?
Onko lopullinen versio valmis toimitettavaksi?
Omistettu työnkulku muuttaa lähtöpistettä. Sen sijaan, että projekti rakennetaan viesteistä ja kansioista, tiimi voi työskennellä projektin ja sen nykyisen tilan pohjalta.
Tämä on keskeinen ero kahden hyödyllisen erillisen työkalun ja kokonaisen markkinointityönkulun ympärille suunnitellun järjestelmän välillä.
Mihin WhatsApp + Drive sopii parhaiten?
WhatsApp + Google Drive voi olla käytännöllinen ratkaisu pienille tiimeille ja suoraviivaisille projekteille.
Jos toimistolla on vähän asiakkaita, rajalliset korjauskierrokset ja suhteellisen yksinkertaiset toimitukset, ei välttämättä tarvita rakenteellisempaa järjestelmää. Asiakas voi lähettää viestin, tiimi vastata ja asiaankuuluva tiedosto tallennetaan Driveen.
Tämä lähestymistapa on erityisen hyödyllinen, kun viestintä on pääasiallinen tarve ja projektin monimutkaisuus on vähäinen.
Se on myös järkevää, kun tiimillä on jo vakiintuneet käytännöt WhatsAppin ja Driven käytössä eikä haluta ottaa heti käyttöön uutta työnkulkua.
Rajoitus tulee esiin, kun työkalut toimivat epävirallisena projektinhallintajärjestelmänä.
WhatsApp-viestissä voi olla asiakkaan palaute, kun taas vastaava tiedosto on usean kansion syvyydessä Drivessa. Projektipäälliköllä voi olla erillinen taulukko tehtävien tilasta ja tiimi voi käyttää toista keskustelua sisäisten korjausten käsittelyyn.
Tässä vaiheessa työkalut toimivat edelleen erikseen, mutta kokonaisuudessaan työnkulku vaikeutuu seurata.
Mihin Draftroom sopii parhaiten?
Draftroom on suunniteltu markkinointitiimeille ja toimistoille, jotka hallinnoivat sisältörikkaita ja korjausrikkaita työnkulkuja. Sen toimistolle suunnattu asema keskittyy sisällön suunnitteluun, tehtävien jakamiseen, tarkastukseen, hyväksyntään ja toimitukseen ilman, että työnkulku leviää eri työkaluihin kuten Sheets, WhatsApp, Drive, Asana tai muut alustat.
Tämä tekee Draftroomista merkityksellisemmän, kun toimiston täytyy hallita työnkulkuja kunkin tiedoston ympärillä, ei pelkästään tiedostoa itseään.
Esimerkiksi sosiaalisen median kampanja voi sisältää briiffin, tekstin, suunnittelun, videon, sisäisen tarkastuksen, asiakaspalautteen, korjaukset, hyväksynnän ja lopullisen toimituksen.
Haasteena ei ole pelkästään videon tallennuspaikka tai viestin lähettäminen, vaan koko ketjun pitäminen yhteydessä.
Draftroomin arvo on siis vähemmän WhatsAppin korvaamisessa viestintäsovelluksena tai Driven korvaamisessa yleisenä tiedostojen tallennuspalveluna. Sen painopiste on tarjota rakenteellinen operatiivinen kerros markkinointityön ympärille.
Milloin toimiston kannattaa valita WhatsApp + Drive?
Toimisto voi suosia WhatsApp + Drivea, kun:
Projektit ovat pieniä ja suhteellisen yksinkertaisia. Viestintä on tärkeämpää kuin muodollinen työnkulun seuranta. Hyväksyntäkierroksia on vähän. Tiimillä on jo luotettava kansiorakenne. Asiakkaat suosivat WhatsAppia nopeaan viestintään. Toimisto ei tarvitse yksityiskohtaista projektin tilan tai työnkulun näkyvyyttä.
Tämä yhdistelmä voi olla täysin järkevä pienelle tiimille.
Tärkeä ero on tietää, milloin yhdistelmä ei enää riitä. Jos tiimin jäsenet usein kysyvät "Missä on uusin versio?", "Hyväksyikö asiakas tämän?", "Kuka hoitaa tätä?" tai "Mitä asiakas oikeastaan pyysi?", ongelma ei enää ole viestinnän nopeus.
Kyse voi olla työnkulun näkyvyysongelmasta.
Milloin toimiston kannattaa valita Draftroom?
Draftroom on merkityksellisempi, kun toimisto hallinnoi toistuvia kampanjoita, useita asiakkaita, usein tehtäviä korjauksia ja useita henkilöitä kussakin projektissa.
Esimerkiksi toimisto, joka tuottaa viikoittaista sosiaalisen median sisältöä kymmenelle asiakkaalle. Jokaisella asiakkaalla voi olla erilaiset määräajat, brändivaatimukset, tarkastajat, hyväksyntäprosessit ja korjauskierrokset.
WhatsApp + Drive -käytössä tiimin on jatkuvasti yhdistettävä viestit kansioihin ja tiedostoihin manuaalisesti.
Rakenteellinen työnkulku helpottaa näiden suhteiden hallintaa.
Tämä on erityisen hyödyllistä toimistoille, joissa asiakkuuspäälliköt, suunnittelijat, copywriterit, videoeditors, projektipäälliköt ja asiakkaat kaikki työskentelevät saman työn parissa.
Näille tiimeille markkinointitoimiston projektinhallintaohjelmiston tulisi tehdä enemmän kuin näyttää tehtäviä. Sen tulisi auttaa pitämään sisältötyönkulku ymmärrettävänä briiffistä toimitukseen.
Missä tilanteissa Draftroom ei välttämättä sovi?
Draftroom ei ole automaattisesti oikea valinta kaikille tiimeille.
Jos pääasiallinen tarve on yleinen viestintä, WhatsApp voi olla parempi työkalu.
Jos pääasiallinen tarve on laaja pilvitallennus ja tiedostojen jakaminen monenlaisille dokumenteille, Google Drive on edelleen hyödyllinen.
Tiimit, joilla on hyvin yksinkertaiset projektit ja vähän koordinointitarpeita, voivat myös pärjätä WhatsApp + Drive -yhdistelmällä.
Draftroom on järkevämpi, kun operatiivinen haaste on yhdistää projektityö, sisältö, palaute, korjaukset, hyväksynnät ja toimitus.
Päätös tulisi siis perustua työnkulun monimutkaisuuteen, ei pelkästään käytettyjen työkalujen määrään.
. Lopullinen arvio
WhatsApp + Google Drive on hyödyllinen yhdistelmä viestintään ja tiedostojen hallintaan, erityisesti pienemmille tai yksinkertaisemmille työnkulkuille. Google Drive tarjoaa rakenteellisen tiedostojen jakamisen ja käyttöoikeudet, kun taas WhatsApp tekee nopeasta viestinnästä kätevää.
Draftroom sopii paremmin, kun toimiston täytyy hallita työnkulkua näiden tiedostojen ja keskustelujen ympärillä: tehtävät, palaute, korjaukset, hyväksynnät, projektin tila ja toimitukset.
Käytännön ero on yksinkertainen:
WhatsApp auttaa tiimejä viestimään. Google Drive auttaa tiimejä tallentamaan ja jakamaan tiedostoja. Draftroom on suunniteltu yhdistämään työ näiden toimintojen välillä.
Markkinointitoimistojen projektinhallintaohjelmistoa arvioiville toimistoille oikea valinta riippuu siitä, tarvitseeko tiimi yksinkertaista viestintää ja tallennusta vai yhdistettyä työnkulkua toistuvien markkinointiprojektien hallintaan.