Die sichtbare Arbeit ist nicht der gesamte Workflow
Wenn eine Agentur ihre Arbeitslast überprüft, betrachtet sie meist die sichtbare Arbeit: Kampagnen, Designs, Inhalte, Meetings, Berichte und Kundenlieferungen.
Die weniger sichtbare Arbeit ist oft schwerer zu messen.
Teams verbringen auch Zeit damit, Nachrichten zu prüfen, Dateien zu suchen, nach Statusupdates zu fragen, Feedback zu bestätigen, die neueste Version zu finden, Freigaben nachzuverfolgen und zwischen verschiedenen Tools zu wechseln.
Dies ist operative Arbeit rund um die eigentliche Arbeit.
Der Work Trend Index von Microsoft hat hervorgehoben, wie Kommunikation und Unterbrechungen den Arbeitstag fragmentieren können. Die Telemetriedaten von 2025 zeigten, dass Microsoft 365-Nutzer während der Kernarbeitszeit durchschnittlich alle zwei Minuten durch Meetings, E-Mails oder Chats unterbrochen wurden. Dies sind aggregierte Daten von Microsoft, keine spezifische Messung von Marketingagenturen, aber es verdeutlicht, wie Koordinationsaufwand die Aufmerksamkeit beanspruchen kann.
Für Agenturen ist die wichtige Frage nicht einfach „Wie beschäftigt ist das Team?“
Sondern:
„Wie viel Zeit des Teams wird darauf verwendet, Arbeit voranzubringen, statt die Arbeit selbst zu erledigen?“
Wo Marketingagenturen tatsächlich Zeit verlieren
Es gibt mehrere typische Stellen, an denen Workflow-Zeit verloren geht.
- Kundenfeedback nachverfolgen
Ein Projekt kann fertig sein, doch das Team wartet noch auf eine Antwort vom Kunden. Jemand sendet eine E-Mail. Dann eine weitere Nachfrage. Dann eine Nachricht, ob der Kunde die Datei gesehen hat.
Die kreative Arbeit steht still, aber die Koordination läuft weiter.
- Die neueste Version suchen
Wenn Dateien über Ordner, E-Mail-Anhänge, Cloud-Speicher und Chat verteilt sind, verbringen Teammitglieder unnötig Zeit damit, herauszufinden, welche Version aktuell ist.
- Feedback wiederholen
Wenn Feedback über mehrere Kanäle verteilt ist, muss ein Designer, Texter, Account Manager oder Projektleiter Kommentare sammeln und interpretieren, bevor die Arbeit fortgesetzt werden kann.
- Überarbeitungen managen
Eine kleine Änderung kann eine weitere Überprüfungsrunde auslösen. Ohne klaren Überarbeitungsprozess verlieren Teams den Überblick, was geändert wurde und was noch freigegeben werden muss.
- Zwischen Tools wechseln
Der Wechsel zwischen Projektmanagement-Software, E-Mail, Messaging-Plattformen, Dateispeicher, Design-Tools und Freigabe-Tools erzeugt zusätzlichen Koordinationsaufwand.
Diese Zeitverluste sind nicht immer große Zeitblöcke. Genau deshalb sind sie schwer zu erkennen.
Warum kleine Verzögerungen zu einem großen Problem für Agenturen werden
Stellen Sie sich vor, ein Teammitglied verbringt fünf Minuten damit, die richtige Datei zu finden.
Weitere zehn Minuten werden darauf verwendet, zu prüfen, ob ein Kunde geantwortet hat.
Ein paar Minuten später wird Feedback aus einer E-Mail in eine Aufgabe übertragen.
Später wechselt die Person zwischen Projekten, weil ein anderer Kunde ein dringendes Update benötigt.
Keine dieser Aktivitäten wirkt für sich genommen gravierend.
Doch wenn sich diese kleinen Unterbrechungen über mehrere Projekte und Personen wiederholen, entsteht ein Muster im Workflow.
Dies hängt eng mit dem Kontextwechsel zusammen: der Verschiebung der Aufmerksamkeit zwischen verschiedenen Aufgaben, Projekten oder Tools. Atlassian beschreibt Kontextwechsel als Produktivitätsproblem, weil jeder Wechsel eine Neuorientierung erfordert.
Für eine Agentur, die mehrere Kunden gleichzeitig betreut, ist das Problem nicht nur die Anzahl der Aufgaben.
Sondern die Anzahl der Übergänge zwischen den Aufgaben.
Versteckte Verzögerungen durch Kundenfreigaben
Kundenfreigaben sind eine der einfachsten Stellen, an denen sich Workflow-Verzögerungen verstecken können.
Betrachten Sie einen typischen Prozess:
Erstellen → Senden → Warten → Nachfassen → Feedback erhalten → Überarbeiten → Erneut senden → Warten → Freigeben
Die eigentliche kreative Arbeit kann nur wenige Stunden dauern.
Der umgebende Freigabeprozess kann sich über Tage hinziehen.
Das Problem liegt nicht unbedingt beim Kunden. Kunden brauchen Zeit, um Arbeit zu prüfen, intern zu besprechen und Entscheidungen zu treffen.
Die operative Frage ist, ob Ihre Agentur ein klares System für diesen Prozess hat.
Ein guter Freigabeworkflow sollte es einfach machen, folgende Fragen zu beantworten:
Was wartet auf Freigabe? Wer muss es prüfen? Welches Feedback wurde gegeben? Welche Version ist aktuell? Welche Änderungen sind noch erforderlich? Wurde die finale Version freigegeben? Was passiert als Nächstes?
Wenn diese Antworten schwer zu finden sind, verbringen Teammitglieder mehr Zeit mit der Koordination des Workflows.
Die versteckten Kosten verstreuter Tools
Die Nutzung mehrerer Tools ist nicht automatisch ein Problem.
Das Problem beginnt, wenn jedes Tool zu einem weiteren Ort wird, an dem ein Teil des Projekts lebt.
Zum Beispiel:
Der Projektplan ist in einem Tool. Die Dateien sind in einem anderen. Kundenfeedback liegt in E-Mails. Schnelle Entscheidungen werden im Chat getroffen. Freigaben erfolgen woanders. Die finale Lieferung wird separat gehandhabt.
Jetzt muss das Team diese Teile manuell verbinden.
Atlassian hat auch den Zusammenhang zwischen übermäßigem App-Wechsel und Kontextwechsel hervorgehoben und festgestellt, dass das Wechseln zwischen Aufgaben und Anwendungen die Produktivität mindern kann.
Das Ziel sollte nicht sein, „weniger Tools um jeden Preis“ zu verwenden.
Die bessere Frage ist:
„Kann das Team den aktuellen Stand eines Projekts verstehen, ohne an fünf verschiedenen Orten suchen zu müssen?“
Das ist ein viel sinnvollerer operativer Test.
So finden Sie heraus, wo Ihre Agentur Zeit verliert
Sie müssen Ihren gesamten Workflow nicht sofort neu gestalten.
Beginnen Sie mit einem einfachen Workflow-Audit.
Verfolgen Sie eine Woche lang, wo Projekte pausieren oder zusätzliche Koordination erfordern.
Achten Sie auf:
Warten: Wie oft stoppt die Arbeit, weil jemand auf Feedback oder Freigabe wartet?
Suchen: Wie oft muss jemand eine Datei, Nachricht, Version oder Entscheidung finden?
Nachfassen: Wie viele Nachrichten werden nur gesendet, um ein Update zu erfragen?
Nacharbeit: Wie oft muss das Team Arbeit wiederholen, weil Anforderungen oder Feedback unklar waren?
Wechseln: Wie oft wechselt jemand zwischen Tools oder Projekten, um eine Aufgabe zu erledigen?
Übergaben: Wie oft wechselt Arbeit von einer Person oder einem Team zum nächsten?
Sie werden vielleicht feststellen, dass Ihr größter Zeitverlust nicht die Produktion ist.
Sondern die Koordination rund um die Produktion.
Wenn Sie das Muster erkannt haben, können Sie entscheiden, welcher Teil des Workflows geändert werden muss.
So sieht ein besserer Agentur-Workflow aus
Ein besserer Workflow bedeutet nicht, mehr Prozesse hinzuzufügen.
Es bedeutet, den bestehenden Prozess leichter verständlich zu machen.
Für ein kundenorientiertes Kreativprojekt könnte ein praktischer Workflow so aussehen:
Briefing → Aufgabe → Asset-Erstellung → Interne Prüfung → Kundenprüfung → Feedback → Überarbeitung → Freigabe → Lieferung
Jede Phase sollte einen klaren Verantwortlichen und eine klare nächste Aktion haben.
Das Team sollte außerdem einen verlässlichen Ort haben, um zu sehen:
Aktuellen Projektstatus Neueste Dateien Prüfkommentare Überarbeitungshistorie Freigabestatus Zugewiesene Aufgaben Nächste Schritte
Hier kann eine Plattform wie Draftroom in den Workflow passen.
Draftroom vereint Projektmanagement, Content-Workflows, Reviews, Kundenfeedback, Dateiversionen, Freigaben und Lieferung in einem Workflow, der auf Marketing- und Kreativteams zugeschnitten ist.
Das Ziel ist nicht, jede Nachricht oder jedes Meeting zu eliminieren.
Sondern die unsichtbare Koordination zu reduzieren, die nötig ist, um ein Projekt vom Briefing bis zur Lieferung zu bringen.