كيف يمكن لوكالات التسويق إدارة مراجعات العملاء دون إضاعة الوقت

نادراً ما تعمل وكالات التسويق على تسليم واحد فقط في الوقت نفسه.

قد يكون لدى عميل واحد:

تصاميم وسائل التواصل الاجتماعي إعلانات فيديو صفحات هبوط محتوى مدونة حملات بريد إلكتروني تصاميم العلامة التجارية تصاميم إعلانات مدفوعة

كل تسليم قد يمر بعدة جولات من المراجعات.

عندما تنتشر التعليقات عبر منصات مختلفة، قد يواجه أعضاء الفريق صعوبة في فهم:

أي إصدار هو الأحدث أي التعليقات لا تزال معلقة من طلب كل تغيير أي التعليقات تم تنفيذها بالفعل هل وافق العميل على النسخة النهائية

هذا يخلق عملاً غير ضروري لكل من الوكالة والعميل.

أحد أبسط الطرق لتحسين إدارة المراجعات هو مركزية التعليقات.

بدلاً من تلقي التعليقات عبر البريد الإلكتروني، وواتساب، وسلاك، والاجتماعات، يجب أن يكون لدى الوكالات مكان واضح يمكن للعملاء وأعضاء الفريق من خلاله مراجعة نفس التسليم.

يسهل سير العمل المركزي تتبع:

التسليم → الإصدار → التعليقات → المراجعة → الموافقة

هذا يقلل من احتمال فقدان التعليقات المهمة وسط المحادثات.

يجب أن يكون لدى كل وكالة سير عمل محدد للمراجعات.

يمكن أن تبدو العملية البسيطة كالتالي:

المسودة الإبداعية → المراجعة الداخلية → مراجعة العميل → المراجعات → المراجعة النهائية → الموافقة

يجب أن يعرف الفريق ما يحدث في كل مرحلة.

على سبيل المثال:

يكمل المصمم المسودة الأولى. يتحقق مدير الحساب من العمل. يراجع العميل التسليم. تُجمع التعليقات. يكمل المصمم المراجعات. يقدم العميل الموافقة النهائية. تنتقل النسخة المعتمدة إلى الإنتاج أو النشر.

تجعل العملية المتسقة إدارة المراجعات متوقعة.

الارتباك بين الإصدارات هو أحد أكبر المشاكل في سير عمل الوكالات.

تخيل وجود ملفات مسماة:

Campaign_Final Campaign_Final_New Campaign_Final_Updated Campaign_Final_Updated2 Campaign_Final_Last Campaign_Final_Last_Approved

يصبح من الصعب معرفة أي ملف يجب استخدامه فعليًا.

يجب على الوكالات الحفاظ على تحكم واضح في الإصدارات وجعل الإصدار الأحدث سهل التعرف عليه.

يمكن لسير عمل الموافقة المنظم أن يساعد الفرق على فهم أي إصدار قيد المراجعة وأي إصدار تمت الموافقة عليه بالفعل.

عبارة "يرجى تغيير هذا" ليست تعليقا مفيدا.

يجب أن تشرح تعليقات العميل الجيدة بوضوح:

ما الذي يحتاج إلى تغيير أين يجب أن يحدث التغيير لماذا التغيير مطلوب ما النتيجة المتوقعة

على سبيل المثال:

غير واضح: "غير العنوان الرئيسي."

أفضل: "استبدل العنوان الرئيسي بـ 'أطلق حملتك بسرعة' واحتفظ بأسلوب الخط الحالي."

التعليقات المحددة تقلل من رسائل التوضيح وتساعد المصممين على إجراء التغييرات بشكل صحيح من المرة الأولى.

يمكن أن تستهلك المراجعات غير المحدودة وقت الوكالة بسرعة.

قبل بدء المشروع، يجب على الوكالات تحديد بوضوح:

عدد جولات المراجعة المشمولة ما يُعتبر مراجعة ما يحدث عند طلب مراجعات إضافية الوقت المتوقع للرد على التعليقات عملية الموافقة النهائية

على سبيل المثال:

المسودة الأولية → جولتا مراجعة → الموافقة النهائية

يخلق هذا توقعات واضحة لكل من الوكالة والعميل.

كما يمنع التغييرات الصغيرة من التحول إلى دورات مراجعة لا نهاية لها.

غالبًا ما تراجع فرق الوكالة العمل داخليًا قبل إرساله إلى العملاء.

قد تشمل التعليقات الداخلية:

تصحيحات إرشادات العلامة التجارية تغييرات النص تحسينات التصميم فحوصات الجودة مشاكل تقنية

قد تركز تعليقات العملاء على:

متطلبات العمل الرسائل أهداف الحملة تفضيلات العلامة التجارية الموافقة النهائية

يساعد فصل هذه المراحل في منع وصول العمل الداخلي غير المكتمل إلى العميل.

عملية المراجعة التقليدية سير عمل الوكالة المنظم التعليقات عبر البريد الإلكتروني والدردشات التعليقات منظمة في مكان واحد إصدارات ملفات متعددة ومربكة تتبع واضح للإصدارات متابعات يدوية حالة الموافقة مرئية تكرار طلب التوضيح تعليقات محددة صعوبة تتبع العمل المعلق مراحل سير عمل واضحة تأخيرات في الموافقة دورات مراجعة أسرع مخاطر أعلى لفقدان التعليقات تواصل مركزي